Las obligaciones contables de una empresa, año a año
Actualizado en julio de 2026
Muchas sociedades pequeñas descubren sus obligaciones contables cuando ya están incumpliéndolas. No son opcionales ni dependen del tamaño: una S.L. que factura poco tiene prácticamente las mismas obligaciones formales que una grande.
Los libros obligatorios
El Código de Comercio exige llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad, que permita el seguimiento cronológico de las operaciones. En concreto:
- Libro Diario: registra día a día todas las operaciones.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: incluye el balance inicial, los balances de comprobación trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
- Libro Registro de Socios, en las sociedades limitadas.
- Libro de Actas, con los acuerdos de juntas y órganos colegiados.
A efectos fiscales se suman los libros registro de IVA: facturas emitidas, facturas recibidas y bienes de inversión.
Legalización de libros
Los libros deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Para un ejercicio que cierra el 31 de diciembre, el plazo termina el 30 de abril.
Es un trámite que se hace en bloque, presentando los libros del ejercicio ya cerrado en formato electrónico. No legalizarlos no impide funcionar, pero deja un incumplimiento que aflora en cualquier operación relevante: una venta de participaciones, una due diligence, una solicitud de financiación.
Las cuentas anuales
Es el bloque más importante y el que tiene consecuencias más serias si se descuida. El calendario de una sociedad con ejercicio natural:
- Formulación por el órgano de administración, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
- Aprobación por la junta general, dentro de los seis meses siguientes al cierre.
- Depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación.
Las cuentas comprenden balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, según el caso, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. Las sociedades pequeñas pueden acogerse a los modelos abreviados si no superan determinados umbrales de activo, cifra de negocios y plantilla.
Qué pasa si no se cumple
Cierre registral. Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin depositar las cuentas, el Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad. A partir de ahí no se pueden inscribir la mayoría de actos: ni cambios de administrador, ni de domicilio, ni ampliaciones de capital.
Sanciones. El incumplimiento del depósito puede dar lugar a multas.
Responsabilidad del administrador. No llevar contabilidad ordenada o no depositar cuentas puede tener consecuencias para el administrador, especialmente si la sociedad entra en insolvencia.
Efecto práctico. Ningún banco concede financiación a una sociedad sin cuentas depositadas, y ningún comprador serio compra una empresa con la hoja registral cerrada.
El depósito de cuentas es la señal más básica de que una empresa está viva y bien gestionada. Es lo primero que mira cualquiera que vaya a hacer negocios contigo.
Preguntas frecuentes
¿Una S.L. pequeña tiene que llevar contabilidad completa?
Sí. Las obligaciones contables derivan de la forma jurídica, no del volumen. Puede acogerse a modelos abreviados de cuentas anuales si no supera determinados umbrales, pero la contabilidad debe llevarse conforme al Plan General Contable.
¿Cuándo hay que depositar las cuentas anuales?
Dentro del mes siguiente a su aprobación por la junta general, que a su vez debe celebrarse en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.
¿Qué es el cierre registral?
Es el bloqueo de la hoja de la sociedad en el Registro Mercantil por no depositar las cuentas. Impide inscribir prácticamente cualquier acto societario hasta que se regularice la situación.
Cómo te ayudamos
Llevamos la contabilidad al día durante el año, legalizamos los libros en plazo y preparamos, formulamos y depositamos las cuentas anuales. Si arrastras ejercicios sin depositar, los regularizamos para levantar el cierre registral.
Estamos en Carrer Sant Pau 38, en el Raval, y atendemos en español, catalán, inglés y urdu. La primera consulta es sin compromiso: te decimos con honestidad si podemos ayudarte y cómo.
Fuentes
- Código de Comercio — obligaciones contables de los empresarios
- Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital
- Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad
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Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto. La normativa cambia con frecuencia: revisamos y actualizamos el contenido periódicamente.